Як відмовитися від співбесіди? Як дати ввічливу відмову роботодавцю, якщо передумав? Як скасувати зустріч, на яку вже погодився? Як написати лист з відмовою?

Отримавши пропозицію від однієї з фірм у вашому місті чи районі, откликнувшейся саме на ваше оголошення про співпрацю, але усвідомивши, що на цьому вам доведеться розлучитися, ведіть себе правильно і акуратно. Грубість і поспішність можуть вам нашкодити. Життя таке, що вам все ж, може, і треба працювати: змінюються вимоги до шукача і умови майбутньої роботи.

Які причини можна використовувати?

Причини, за якими здобувач відмовляється від співбесіди з роботодавцем, полягають у наступному.

Погіршення стану здоров’я. Розписувати подробиці, аж до точно поставленого діагнозу нема чого, але ясно дати зрозуміти, що ви не зможете працювати на даній посаді з таких-то причин зразок втрати працездатності через такий-то травми, не зайве.
Сімейні обставини, що не терплять будь-якого перенесення дати передбачуваної ділової зустрічі. В житті всяке трапляється. Наприклад, з одним із членів вашої сім’ї трапилося якесь нещастя, пригода, вам слід поспішити до нього на допомогу. Проте зловживати цим не варто.

Не відмовляйтеся від зустрічі лише тому, що у вас, скажімо, запланована розважальна поїздка, виїзд за місто, який цілком можна і відкласти. Недобросовісних шукачів, які злісно порушують розпорядок і етикет, просто-напросто вносять в довічний чорний список – поки конкретний здобувач живий чи «жива» компанія, нарвавшаяся на його необґрунтовану відмову.

Якщо це група фірм, які є партнерами або працюють під початком загального ПАТ, ТОВ чи іншого засновника/структури, значить, то, що знає одна компанія, відразу дізнається і інша.

Ви знайшли іншу вакансію. Ні в якому разі не зачіпайте фінансове питання, не приводьте очевидних і невтішних порівнянь. Апеляція до чужих «розцінками» ніколи не мала до можливості повторного, іншого подальшого співробітництва. А ось контакт з конкретним представником (начальником якогось відділу, HR-менеджером і т. д.) та/або компанією в цілому буде негайно порушено. Але натякнути про знаходження іншого місця роботи – ближче до вашого місця проживання – іноді можна.
Зміна фізичної адреси компанії або її підрозділу: вам дорого і довго стане добиратися на оновлене (або нове місце роботи. Поясніть, що ви живете занадто далеко, і що переїзд ближче до нового місця роботи у ваші плани не входить. Проїзд до робочого місця через пробки, ускладнений рух протягом трьох годин – з підйомом для цього ні світ ні зоря – очевидний. Перед тим як закінчити розмову, поцікавтеся, чи є інша, схожа вакансія до вас ближче, але від цієї ж фірми.
Дана вакансія взагалі ніяк не перетинається з вашою діяльністю, якою ви б хотіли приділити пильну увагу як мінімум протягом найближчих років. Дайте зрозуміти, що, на жаль, ви не готові нею зайнятися: немає освіти, досвіду і т. д.
Вас не влаштовують конкретні аспекти: немає готовність до частих відряджень, дуже шкідливий для здоров’я виробництво (є протипоказання лікарів), нестандартний графік (наприклад, нічна робота) та/або деякі інші моменти.

Чітко зрозумівши вашу позицію, роботодавець, представник компанії, фірми підбере альтернативного кандидата на раніше відкриту посаду. Пам’ятайте, що навіть у разі вашого спочатку позитивної відповіді, чим раніше ви достовірно повідомте, чому ви все-таки змушені пройти повз запропонованої вам посаді, тим адекватніше буде сприйнятий ваш відмову.

В які терміни давати відмову?

Відмовитися від запрошення, коли вималювалася така необхідність, але здобувач вже погодився, треба як можна раніше. Навіть коли вам щось не до кінця зрозуміло, але ви забули все повністю довідатися при розмові по телефону, негайно проаналізуйте пропозицію компанії, що встановила з вами контакт. Можливо, якісь відомості вислизнули від вашої уваги. Коли все стане ясно, вам, можливо, доведеться все ж сказати своє «ні». І чим раніше це буде зроблено, тим вигідніше ви подасте себе з даної позиції.

Категорично не можна відмовлятися за лічені хвилини, менш, ніж за годину до настання часу призначеної зустрічі. Адже представник або начальник цієї фірми витратив на вас свій час, контакт начебто був встановлений, а ви грубо порушуєте його плани. Майте повагу до чужої праці, зайнятості: від вашої непунктуальності, розсіяність тією чи іншою мірою постраждає бізнес компанії, не визначилася вчасно з підходящим кандидатом у нові її працівники. А ви, в свою чергу, виставите себе в нехорошому світлі.

Ідеальний варіант – відмовитися в цей же день, якщо зустріч перенесена на завтра, післязавтра або конкретну дату. І в цей ж годину, якщо ви в 9 ранку домовилися про зустріч, скажімо, на 2 години дня.

Способи скасування ділової зустрічі

Ввічливість укупі з пунктуальністю – ваш «зелене світло» у пошуку і знаходженні відповідної вам конкретної роботи. Не зайве також знати, які засоби зв’язку можна застосувати.

Дзвінок по телефону. Це традиційний, «теплий», «живий» спосіб домовитися. У всі часи, починаючи мало не з винаходу телефону як засобу зв’язку на відстані, даний метод користується шаленим попитом. Якщо ви хочете скасувати зустріч, вам краще відразу зателефонувати і домовитися. Однак майте чітке уявлення про те, як не відхиляючись від доброзичливого, але ділового стилю, без фамільярності та панібратства, але з належною субординацією ви побудуєте діалог, що саме слід сказати, повідомити вашому невдалому роботодавцю.
Електронна пошта. Скористатися таким способом має сенс, якщо ви впевнені, що у представників компанії, куди ви намагалися влаштуватися, але змушені були відмовити їм, працює система миттєвих повідомлень про нові листи. На ваш лист вони не зобов’язані відповісти миттєво – у них десятки, сотні звернень в день від інших претендентів. Але цей спосіб непоганий, якщо ви не можете додзвонитися до співробітника даної фірми (телефон зайнятий, людина не бере трубку, немає на місці і т. д.). Написати, коли не відповідають на дзвінок – альтернативний вихід.
Месенджер. Найбільш «просунутий» спосіб. Не працює з прямими міськими або безкоштовними (починаються на 8-800) номерами. Однак якщо представник компанії вказав свій робочий федеральний стільниковий номер (починається на 8-9…), ви можете спробувати відшукати його в наступних месенджерах: Viber, WhatsApp, Telegram, Skype, «ВКонтакте», Twitter і кількох схожих. Найчастіше це краще – залишити безкоштовне голосове повідомлення: «живий» мессенджер – гідна альтернатива викликом на мобільний або офісний номер.
SMS. Повідомлення, надіслане SMS, – остання міра, коли інші варіанти (дозвон, голосове або текстове повідомлення, лист) вчасно не спрацювали, терміни підтискають, а «докричатися» до представника компанії все ж треба. Не використовуйте цей варіант в якості найпершого методу.

Нарешті, дійте м’яко і дружньо. Ви можете застосувати наступні фрази.

«Жалкую, але змушений відмовитися від…» («На жаль, не маю можливості прийняти вашу пропозицію»).
«Спасибі, що приділили мені увагу, однак обставини так склалися, що прийти, на жаль, не зможу».
«Я усвідомлюю, що створив вам незручність і все ж таки з’явитися в зазначений час можливості немає».
«Можливо, надалі ми з вами домовимося. Сьогодні ж навряд чи я прийму вашу пропозицію. Бажаю вам знайти гідного кандидата на це робоче місце».
«Я боюся, що я буду змушений відмовитися. І все ж це так і є».
«Дякую за запрошення і все ж я відмовлюся».

Здобувач, порекомендованный «по знайомству», повинен чітко і ненав’язливо пояснити, чому він раптово передумав, відмовився в цей раз співпрацювати.

Звернення на початку, перед ім’ям, має починатися ввічливо, з «Шановний…». Варіант – «Шановний (ім’я), вітаю вас». Або по-простому – «Доброго часу доби, (ім’я)». Ніяких «Привіт», цей варіант можливий за рідкісним винятком, коли компанія передбачає не дуже строгий стиль спілкування (судячи по рекламі створюваного образу), але для високопоставлених осіб все ж застосовуйте більш традиційне ділове звернення.

В кінці листа, голосового повідомлення або при дзвінку скажіть представнику фірми удачі (в сенсі – знайти нового, більш підходящого кандидата). Побажання «Всього доброго» може доповнювати або заміняти ту ж фразу «Бажаю успіху».